La presente informativa descrive come Pcs Mail (di seguito «Servizio») tratta i dati personali degli utenti, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Pcs di Ambrosio Espedito, ditta individuale, con sede legale in Via Luigi Maradei 15, 87026 Mormanno (CS), P.IVA 03272650783, email info@pcsmail.it.
2. Quali dati trattiamo
- Dati dell'account: email, nome, password (in forma di hash, mai in chiaro).
- Configurazione delle caselle email: indirizzo, server IMAP/SMTP, nome utente e password della casella. Le password delle caselle sono cifrate a riposo con algoritmo AES-256-GCM.
- Contenuto delle email: letto on-demand in tempo reale dai tuoi server di posta. Il Servizio non ne crea un archivio: il contenuto è elaborato in modo transitorio per visualizzarlo o per le funzioni di assistenza AI da te richieste. Restano soltanto: l'anteprima (i primi 2.000 caratteri) delle email che invii dalla webmail o tramite l'assistente; ciò che scrivi all'assistente e le sue risposte, che possono riportare estratti di email da te richieste (cronologia della conversazione); le bozze in attesa di conferma e i file ricevuti o generati in chat; le scadenze ricavate da fatture elettroniche e PEC (data, una riga di descrizione, importo e riferimento all'email, mai il testo).
- Rubriche e liste di contatti (email, nomi, telefoni, aziende e note inserite nella rubrica) caricate per l'invio di comunicazioni.
- Dati aziendali da te inseriti (ragione sociale, indirizzo, logo, ecc.) usati nei documenti generati.
- File generati (PDF, immagini, fogli di calcolo) e archivio file. Per la ricerca sperimentale nei progetti: testo estratto dai documenti, riferimenti a pagine o sezioni e vettori numerici (embedding).
- Dati dell'assistente: identificativo chat Telegram (se colleghi il bot), promemoria, memorie e cronologia recente della conversazione con l'assistente.
- Collegamenti API e MCP: nome del collegamento, hash della chiave, caselle e permessi autorizzati, scadenza, revoca e ultimo utilizzo. Il registro conserva operazione, casella, data ed esito, e le ricevute di bozze, invii e modifiche a liste/campagne per evitare richieste duplicate, insieme alle impronte delle anteprime di invio; non conserva testo email o campagne, destinatari, password o chiavi in chiaro. I token di revisione sono conservati solo come hash.
- Dati tecnici e log minimi necessari a sicurezza e funzionamento (indirizzo IP, data/ora, errori).
3. Finalità e basi giuridiche
- Erogazione del Servizio (lettura/invio email, assistente AI, campagne, documenti) — base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
- Sicurezza, prevenzione abusi, miglioramento del Servizio — legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
- Adempimenti di legge (fiscali, contabili) — obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
- Comunicazioni facoltative (es. newsletter del Servizio) — consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.
4. Destinatari e sub-responsabili
Per erogare il Servizio ci avvaliamo di fornitori terzi che agiscono come responsabili del trattamento, elencati nel Registro dei sub-responsabili. Tra questi: hosting e database (Unione Europea, Francoforte), invio email e servizi di intelligenza artificiale.
5. Dove sono conservati i dati e trasferimenti extra-UE
Se autorizzi un agente esterno tramite API o MCP, le email delle caselle selezionate e, con i relativi permessi, contatti delle liste, contenuti e statistiche delle campagne vengono resi disponibili al client scelto da te. Il client può trasmetterli al proprio fornitore AI secondo le sue impostazioni e condizioni, anche fuori dall'UE. Verifica quel fornitore prima di collegarlo. Il collegamento non usa automaticamente il Server Pcs AI aziendale: il modello locale va configurato nel client esterno. I permessi di invio sono facoltativi e distinti dalla lettura; consentono al client di inviare dopo la revisione dell'anteprima e la tua conferma nel client dell'agente. Puoi revocare la chiave in Pcs Mail.
Applicazione, database e archivio file sono ospitati nell'Unione Europea (Francoforte, Germania).
Alcune funzioni di intelligenza artificiale (es. generazione di bozze, riassunti, analisi allegati) comportano l'invio di dati a fornitori situati negli Stati Uniti. Tali trasferimenti avvengono sulla base di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR: adesione all'EU-US Data Privacy Framework e/o Clausole Contrattuali Standard (SCC) integrate da misure di sicurezza, oltre a un accordo di trattamento dati (DPA). In ogni richiesta ai modelli di intelligenza artificiale, alla ricerca web e alla generazione di immagini chiediamo al fornitore di instradamento (OpenRouter) di scegliere solo operatori che non raccolgono né usano i dati per l'addestramento dei modelli; per la trascrizione delle note vocali questa scelta non è garantita. L'elenco aggiornato è nel Registro dei sub-responsabili.
6. Periodo di conservazione
- Contenuto delle email: nessun archivio (lettura on-demand). Anteprima delle email inviate: 90 giorni. Cronologia della conversazione con l'assistente su Telegram: gli ultimi messaggi; nella chat web precedente: 30 giorni. Le chat salvate nell'archivio sperimentale restano finché le elimini o cancelli l'account. File ricevuti nella sola chat: 7 giorni. File e cartelle dei progetti restano nell'archivio Pcs Mail finché li elimini. Testo estratto e vettori restano finché rimuovi l'indice, il file o il progetto; eliminare la sola chat conserva i file e gli indici. Bozze e azioni in attesa di conferma: pochi giorni, poi eliminate.
- Scadenze da fatture e PEC: finché non le elimini o non cancelli i tuoi dati.
- Dati dell'account e configurazioni: per la durata del rapporto e finché l'account è attivo.
- File generati e archivio: finché non li elimini.
- API e MCP: registro operazioni, ricevute di bozze, invii e modifiche, e impronte delle anteprime per 30 giorni, con pulizia giornaliera (fino a un giorno di ritardo). Le chiavi scadute o revocate vengono eliminate dopo 30 giorni. Le bozze preparate dagli agenti esterni sono salvate sul server IMAP della tua casella e restano finché le invii o le elimini. Puoi revocare i collegamenti in Impostazioni → Agenti esterni; esportazione e cancellazione dei dati includono i relativi metadati.
- Log tecnici: per un periodo limitato e proporzionato (di norma non oltre 12 mesi).
- Alla cancellazione dell'account o su tua richiesta, i dati sono eliminati salvo obblighi di legge.
Nei progetti, l'archivio dei file è su Pcs Mail anche quando scegli l'analisi aziendale. Se il tuo Server Pcs AI è configurato e disponibile, puoi selezionarlo per analizzare i formati supportati. In questa modalità il documento e la domanda vengono inviati al server configurato dall'azienda, mentre domanda e risposta restano nella chat Pcs Mail. Un errore del server aziendale non attiva automaticamente un modello cloud. L'analisi standard utilizza invece il fornitore AI della piattaforma.
La ricerca nei documenti crea un indice soltanto quando la avvii. In modalità standard invia il testo estratto al provider AI per gli embedding e, per rispondere, la domanda e i passaggi pertinenti. In modalità aziendale usa il modello embedding configurato e il modello di analisi sul tuo server; queste richieste e risposte non entrano nel contesto dell'agente cloud. Originali, testo estratto, vettori e cronologia visibile restano su Pcs Mail, anche quando l'elaborazione AI è aziendale.
7. I tuoi diritti
Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione. Dall'area Impostazioni → Azienda → Privacy e dati puoi esportare i tuoi dati, cancellarli oppure eliminare l'account (l'abbonamento viene annullato). Se invii campagne, l'elenco di chi si è disiscritto resta finché l'account esiste, per non riscrivere a chi ha chiesto di non essere contattato; si cancella con l'account. Per ogni richiesta scrivi a info@pcsmail.it.
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
8. Uso dell'intelligenza artificiale
Il Servizio utilizza sistemi di AI per assisterti (bozze, riassunti, analisi). Non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici. Di serie l'invio di email e le azioni rilevanti richiedono la tua conferma (controllo umano); se attivi tu l'invio diretto dell'assistente o le risposte automatiche, le email partono secondo le regole che hai impostato, senza ulteriore conferma. Maggiori dettagli nella informativa sull'uso dell'AI.
9. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura delle credenziali delle caselle (AES-256-GCM), trasmissione cifrata (TLS), accesso protetto da autenticazione, principio di minimizzazione (la posta non viene archiviata).
10. Modifiche
Potremo aggiornare questa informativa; le modifiche rilevanti saranno comunicate tramite il Servizio.