La presente informativa descrive come Pcs Mail(di seguito «Servizio») tratta i dati personali degli utenti, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è [RAGIONE SOCIALE], [FORMA GIURIDICA], con sede legale in [INDIRIZZO SEDE LEGALE], P.IVA/C.F. [PARTITA IVA], email [EMAIL], PEC [PEC].
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), ove nominato: [NOME/EMAIL DPO — eliminare se non nominato].
2. Quali dati trattiamo
- Dati dell'account: email, nome, password (in forma di hash, mai in chiaro).
- Configurazione delle caselle email: indirizzo, server IMAP/SMTP, nome utente e password della casella. Le password delle caselle sono cifrate a riposo con algoritmo AES-256-GCM.
- Contenuto delle email: letto on-demand in tempo reale dai tuoi server di posta. Non viene memorizzato nei nostri database; è elaborato in modo transitorio solo per visualizzarlo o per le funzioni di assistenza AI da te richieste.
- Rubriche e liste di contatti(email, nomi) caricate per l'invio di comunicazioni.
- Dati aziendali da te inseriti (ragione sociale, indirizzo, logo, ecc.) usati nei documenti generati.
- File generati (PDF, immagini, fogli di calcolo) e archivio file.
- Dati dell'assistente:identificativo chat Telegram (se colleghi il bot), promemoria, memorie e cronologia recente della conversazione con l'assistente.
- Dati tecnici e log minimi necessari a sicurezza e funzionamento (indirizzo IP, data/ora, errori).
3. Finalità e basi giuridiche
- Erogazione del Servizio (lettura/invio email, assistente AI, campagne, documenti) — base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
- Sicurezza, prevenzione abusi, miglioramento del Servizio — legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
- Adempimenti di legge (fiscali, contabili) — obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
- Comunicazioni facoltative (es. newsletter del Servizio) — consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.
4. Destinatari e sub-responsabili
Per erogare il Servizio ci avvaliamo di fornitori terzi che agiscono come responsabili del trattamento, elencati nel Registro dei sub-responsabili. Tra questi: hosting e database (Unione Europea, Francoforte), invio email e servizi di intelligenza artificiale.
5. Dove sono conservati i dati e trasferimenti extra-UE
Applicazione, database e archivio file sono ospitati nell'Unione Europea (Francoforte, Germania).
Alcune funzioni di intelligenza artificiale(es. generazione di bozze, riassunti, analisi allegati) comportano l'invio di dati a fornitori situati negli Stati Uniti. Tali trasferimenti avvengono sulla base di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR: adesione all'EU-US Data Privacy Framework e/o Clausole Contrattuali Standard (SCC)integrate da misure di sicurezza, oltre a un accordo di trattamento dati (DPA) e all'opzione di non utilizzo dei dati per l'addestramentodei modelli, ove disponibile. L'elenco aggiornato è nel Registro dei sub-responsabili.
6. Periodo di conservazione
- Contenuto delle email: non conservato (lettura on-demand).
- Dati dell'account e configurazioni:per la durata del rapporto e finché l'account è attivo.
- File generati e archivio: finché non li elimini.
- Log tecnici: per un periodo limitato e proporzionato (di norma non oltre 12 mesi).
- Alla cancellazione dell'account o su tua richiesta, i dati sono eliminati salvo obblighi di legge.
7. I tuoi diritti
Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione. Dall'area Impostazioni → Azienda → Privacy e dati puoi esportare i tuoi dati e cancellarli autonomamente. Per ogni richiesta scrivi a [EMAIL].
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
8. Uso dell'intelligenza artificiale
Il Servizio utilizza sistemi di AI per assisterti (bozze, riassunti, analisi). Non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzatecon effetti giuridici: l'invio di email e le azioni rilevanti richiedono la tua conferma (controllo umano). Maggiori dettagli nella informativa sull'uso dell'AI.
9. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura delle credenziali delle caselle (AES-256-GCM), trasmissione cifrata (TLS), accesso protetto da autenticazione, principio di minimizzazione (le email non sono archiviate).
10. Modifiche
Potremo aggiornare questa informativa; le modifiche rilevanti saranno comunicate tramite il Servizio.