Il presente Accordo («DPA»), ai sensi dell'art. 28 GDPR, integra i Termini di Servizio e regola il trattamento dei dati personali effettuato da Pcs di Ambrosio Espedito, ditta individuale, P.IVA 03272650783, con sede in Via Luigi Maradei 15, 87026 Mormanno (CS) («Responsabile») per conto del cliente («Titolare») tramite Pcs Mail.
1. Ruoli
Il Cliente è Titolare del trattamento dei dati personali presenti nelle proprie caselle, rubriche e comunicazioni. Il Fornitore agisce come Responsabilee tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare (i Termini e l'uso del Servizio costituiscono tali istruzioni).
2. Oggetto, durata, natura e finalità
- Oggetto: il trattamento dei dati personali necessario a fornire il Servizio.
- Durata: per tutta la vigenza del contratto.
- Natura e finalità: lettura/invio email on-demand, elaborazione AI su richiesta, gestione contatti e campagne, generazione e archiviazione di documenti.
3. Tipi di dati e categorie di interessati
- Tipi di dati: dati di contatto (email, nome), contenuto delle comunicazioni e relativi metadati, dati aziendali, eventuali categorie particolari se incluse dal Titolare nei propri contenuti.
- Categorie di interessati: clienti, fornitori, dipendenti, contatti e corrispondenti del Titolare.
4. Obblighi del Responsabile
- trattare i dati solo su istruzione del Titolare e per le finalità sopra indicate;
- garantire la riservatezza delle persone autorizzate al trattamento;
- adottare le misure di sicurezza di cui all'art. 32 GDPR (vedi Allegato A);
- assistere il Titolare nel rispondere alle richieste degli interessati e negli obblighi di cui agli artt. 32-36 GDPR;
- notificare al Titolare senza ingiustificato ritardo eventuali violazioni di dati (data breach);
- su scelta del Titolare, cancellare o restituire i dati al termine del contratto, salvo obblighi di conservazione di legge.
5. Sub-responsabili
Il Titolare autorizza il ricorso ai sub-responsabili elencati nel Registro dei sub-responsabili. Il Responsabile imporrà ai sub-responsabili obblighi di protezione dati equivalenti e informerà il Titolare di modifiche, consentendo opposizione per motivi legittimi.
6. Trasferimenti extra-UE
Eventuali trasferimenti verso paesi terzi (in particolare per le funzioni AI) avvengono con garanzie adeguate ai sensi del Capo V GDPR (EU-US Data Privacy Framework e/o Clausole Contrattuali Standard), come dettagliato nel Registro dei sub-responsabili.
7. Audit
Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR e consente audit ragionevoli, anche tramite documentazione o certificazioni.
Allegato A — Misure di sicurezza
- cifratura delle credenziali delle caselle (AES-256-GCM);
- cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo a livello di provider;
- minimizzazione: il contenuto delle email non è memorizzato (lettura on-demand);
- controllo degli accessi e autenticazione degli utenti;
- hosting di applicazione, database e file nell'Unione Europea;
- registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza.